Cómo preparar los antecedentes para un reclamo empresarial

Frente a un siniestro, la prioridad inicial debe ser proteger a las personas, evitar que el daño aumente y resguardar la continuidad operacional. Una vez controlada la emergencia, resulta fundamental organizar la información que permitirá demostrar la ocurrencia del evento, sus circunstancias y la cuantía de la pérdida.

Notificar oportunamente

El aviso debe realizarse dentro de los plazos y por los canales establecidos en la póliza, indicando fecha, hora, ubicación, bienes afectados, descripción preliminar y medidas adoptadas. El monto definitivo puede precisarse posteriormente.

Construir un registro de evidencias

Fotografías, videos, informes internos, registros de cámaras, documentos de transporte, partes policiales, informes de Bomberos, comprobantes de mantención y comunicaciones con proveedores pueden ser relevantes. Los bienes dañados no deberían desecharse o repararse sin dejar evidencia, salvo que sea indispensable para proteger la seguridad o evitar un daño mayor.

Respaldar la cuantificación

Facturas, órdenes de compra, inventarios, libros contables, cotizaciones, presupuestos y contratos permiten sustentar la pérdida. En reclamos por paralización también será necesario demostrar el comportamiento histórico del negocio, la reducción de ingresos y los gastos adicionales incurridos.

Centralizar la gestión

Conviene designar un responsable interno que mantenga un registro de documentos enviados, solicitudes recibidas, reuniones, compromisos y fechas relevantes, separando daños materiales, gastos extraordinarios y pérdidas operacionales.